formulir yang di ada di front office

Formulir kantor depan

Penggunakan formulir dibagian kantor depan hotel tidak harus sama bentuknya di hotel, namun kolom atau data yang ada di dalam formulir tidak terlalu berbeda, ada formulir yang digunakan di hotel satu namun tidak digunakan dihotel lainnya, dengan kata lain penggunaan formulir tergantung kebutuhan hotel masing-masing. Formulir yang umumnya terdapat di bagian kantor depan:

1.      Registration form

2.      Guest card

3.      Meal coupon

4.      Welcome drink card 100

5.      Guest slip

6.      Cash receipt

7.      Reservation form

8.      Reservation slip

9.      Reservation of confirmation letter

10.  Bellboy errand card

11.  Luggage tag

12.  Baggage claim check

13.  Parking valet card

14.  Change room or rate form

15.  Sleep out form

16.  Bellboy control sheet

17.  Message form

18.  Safe deposit box card

19.  Guest history card

20.  Foreign exchange form

21.  VIP daily list

22.  Today expected arrival list

23.  Arrival list

24.  Guest in house list

25.  Departure list

26.  No show list

27.  Cancellation list

28.  Group rooming list

29.  Guest Birthday Form

Hubungan housekeeping department dengan department lain

Hubungan antar housekeeping department dengan department lain

1.      Hubungan Housekeeping dengan Kantor Depan

Hubungan Housekeeping dengan kantor depan (front office) dibagi menjadi dua hal, yaitu dari pihak housekeeping dan kantor depan.

Dari pihak housekeeping dilakukan hal-hal berikut :

Ø  Laporan Status Kamar (room report)

Housekeeping melaporkan kepada kantor depan mengenai status kamar sesuai dengan keadaan yang sebenarnnya. Hal ini penting karena kantor depan akan tahu mengenai kamar-kamar yang dapat disewa oleh tamu, kamar yang bersih, kamar yang belum bersih, kamar yang rusak, dan kamar yang sedang general cleaning. Laporkan dikirim housekeeping pada pukul 08.00 dan 15.00 ke kantor depan.

-          Laporan mengenai kehilangan barang-barang milik hotel yang dibawa tamu dan penemuan barang-barang milik tamu yang tertinggal di kamar sesudah tamu checkout.

-          Kantor depan memberi informasi kepada housekeeping bahwa ada tamu yang segera masuk/check in, sehingga housekeeping akan menyiapkan kamar untuk tamu tersebut.

Dari pihak kantor depan meliputi hal-hal berikut :

Ø  Mengirimkan daftar penghunian kamarsetiap hari.

Ø  Mengirimkan daftar kamar-kamar yang akan ditempati oleh tamu, meliputi tamu perorangan, tamu rombongan, atau tamu penting.

Ø  Memberitahu kepada housekeeping mengenai kamar-kamar yang tamunya sudah check out, sehingga kamarnya dapat segera dibersihkan.

Ø  Memberikan guest slip agar housekeeping tahu tamu yang baru saja

check in.

Ø  Memberitahu kebutuhan tambahan untuk tamu. Misalnya, extra bed, baby box, dan tambahan kursi.

Ø  Memberitahu perpindahan tamu dari kamar yang satu ke kamar yang lain.

Ø  Jika terjadi laporan berbeda penghuni kamar antara housekeepingdengan kantor depan dan kasir diadakan pengecekan langsung. Kantor depan akan memeriksa kunci kamar guest slip dan registration card. Kasir akan memeriksa rekening tamu dan kartu registrasi. Housekeepingakan memeriksa langsung ke kamar tamu.

2.      Hubungan Housekeepingdengan Binatu (laundry)

Hubungan kerja antara bagian housekeepingdengan binatu meliputi pencucian pakaian tamu, pakaian karyawan dan pencucian linen-linen yang dipakai oleh bagian housekeeping. Selain itu, juga penanganan keluhan tamu pada cucian, yang meliputi cucian kurang bersih, cucian bernoda, cucian hilang atau rusak, dan cucian tertukar. Hal yang lain adalah penanganan keterlambatan pengiriman linen yang dipakai oleh housekeepingmaupun outlet lain karena listrik mati, kerusakan mesin, dan lain-lain.

3.      Hubungan Housekeepingdengan Bagian Pembelian (purchasing)

Bagian purchasing menangani pembelian dan penyimpanan barang-barang yang dibutuhkan oleh housekeeping. Barang-barang itu adalah alat-alat pembersih, obat pembersih, perlengkapan tamu, linen-linen untukhousekeeping, dan alat penunjang oprasional lain seperti formulir-formulir.

4.      Hubungan Housekeepingdengan Bagian Engineering

Ø  Perbaikan dan pemeliharaan alat-alat terutama yang menyangkut oprasional housekeeping. Perbaikan telepon, ac, air, dan listrik.

Ø  Perbaikan perlengkapan housekeepingyang ada di kamar tamu.

Dengan demikian, dapat dilihat bahwa hubungan antara housekeepingdengan bagian enginerering sangatlah erat. Jika peralatan oprasional housekeepingrusak, berarti pekerjaan bagian housekeepingtidak akan berjalan dengan lancar

5.      Hubungan Housekeepingdengan Bagian Keamanan (security)

Ø  Pengawasan oleh pihak keamanan pada area-area housekeeping, meliputi corridor, tempat tugas room boy, dan kantor housekeeping.

Ø  Keamanan barang-barang milik tamu dan keselamatan tamu.

Yang dimaksud dengan keamanan tamu adalah tamu terhindar dari pencurian, perusakan, perampokan, dan bahaya kebakaran. Dengan adanya kerja sama maka tamu akan merasa aman dan tenang selama tingal di hotel.

6.      Hubungan Housekeepingdengan Bagian Food and Beverage

Ø  Pelayanan room service kepada tamu.

Ø  Pengiriman karangan buah (fruitstand) untuk tamu penting atau tamu di executive room.

Dengan pelayanan yang baik oleh Housekeepingdan F&B maka tamu akan merasa puas pada pelayanan pihak hotel.

7.      Hubungan housekeeping dengan Bagian Kepegawaian (personalia)

Hubungan kedua bagian ini meliputi :

Ø  Pengadaan tenaga.

Ø  Pengangkatan pegawai.

Ø  Pelatihan pegawaian.

Ø  Pemutusan hubungan kerja.

Ø  Cuti karyawan.

Ø  Surat peringatan untuk pegawai.

Ø  Pembayaran gaji dan lembur pegawai

Dengan demikian, bagian kepegawaian mengurus dan menentukan segala sesuatu mengenai tenanga housekeepingselaku pegawai hotel.

tugas dan tanggung jawab bagian housekeeping

    Tugas dan Tanggung Jawab

Jabatan            : Executive Housekeeper

      Tugas pokok    : Mengarahkan dan mengawasi seluruh bawahan secara langsung serta mengontrol oprasional sehari-hari di housekeeping, sehingga dapat berjalan lancar.

   Rincian tugas  :

1.      Merencanakan program kerja dan anggaran Departement housekeeping.

2.      Menghubungi kantor depan untuk mendapatkan pemberitahuan mengenai TEA List, Guest In The House List, V.I.P List dan ED List sebelum memulai tugasnya dan kemudian meneruskannya ke setiap penyedia kamar(Room SPV).

3.      Mengkoordinir bidang kerja seluruh karyawan dalam lingkungan Housekeeping.

4.      Mengadakan pengawasan agar rencana kerja yang telah disusun dapat berjalan dengan sebaiki-baiknya.

5.      Membuat evaluasi kerja bawahan setiap bulan/tahun.

Jabatan               : Assistant Executive Housekeeper

Tugas Pokok      :Menjalankan seluruh tugas dan tanggung jawab Executive Housekeeper, apabila yang bersangkutan berhalangan atau tidak dapat menjalankan tugasnya.

Rincian Tugas       :

1.               Membantu Executive Housekeeper untuk membuat program pelatihan, petunjuk pelaksanakan tugas, dan merencanakan program pelatihan karyawan.

2.               Mengontrol hasil kerja bawahan, yang meliputi disiplin, hasil kerja, dan mutu pekerjaan.

3.               Mengontrol pemakaian alat-alat dan bahan permbersih serta perlengkapan tamu atau guest supplies.

Jabatan                        : Room SPV

Tugas Pokok   : Mengawasi dan mengontrol pekerjaan romboy/maid, sehingga dapat berjalan sebagaimana ditentukan dalam petunjuk pelaksanakan tugas atau standard opening procedure yang berlaku di Department Housekeeping.

Rincian Tugas :

1.      Mengadakan briefing mengenai sesuatu hal yang menyangkut keadaan tamu, misalnya tentang tamu VIP dan kamar yang harus segera dibersihkan karena ada tamu akan check-in

2.      Membagikan pass key atau room keys dan peralatan kepada masing-masing room boy/maid.

3.      Membagikan kebutuhan cleaning material kepada room boy/maid sesuai dengan jumlah kamar yang dibersihkan.

Jabatan               :Public Area/Housman SPV

Tugas Pokok      :Mengawasi dan mengkoordinir Houseman agar dapat menjalankan fungsinya untuk menjaga kebersihan area hotel yang merupakan tanggung jawabnya.

Rincian Tugas    :

1.      Memberikan pengarahaan atau briefing kepada Houseman.

2.      Memimpin dan mengawasi pekerjaan Houseman.

3.      Mengecek semua tempat yang menjadi tanggung jawab Houseman.

4.      Mengawasi pemeliharaan alat-alat pembersihan misalnya floor machine dan vacuum cleaner.

5.      Mengontrol pemakaian alat dan bahan pembersih yan dipakai dalam pembersihan sehari-hari.

Jabatan                        : Linen and Uniform SPV

Tugas Pokok   : Bertanggung jawab atas kebersihan lena dan pakaian seragam karyawan.

Rincian Tugas :

1.            Membuat administrasi lena dan handuk setiap hari

2.            Mengawasi pembagian sheets dan towel kepada para pramukamar.

3.            Bertanggung jawab atas jumlah linen and uniform di ruang lena

4.            Mebuat inventaris lena harian, mingguan, dan bulanan

5.            Mengusulkan dan mengajukan pembelian lena kepada executive housekeeper

6.            Membuat jadwal kerja linen attendant

Jabatan                        : Laundry Manager

Tugas Pokok   : Mengawasi dan mengatur terselenggaranya pekerjaan di binatu, serta menjaga standar mutu pelayanan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di hotel tersebut serta melaksanakan rencana kerja dan mengawsi kegiatan serta kedisiplinan kerja bawahan.

Rincian Tugas :

1.              Mengawasi dan mengontrol peralatan atau bahan pembersih, baik pemakaian maupun permintaanya.

2.              Mengawasi dan mengecek heasil pencucian dan pelicinan.

3.              Penyusunan anggaran dan pengendalianya sesuai dengan yang telah ditetapkan.

4.              Menyelesaikan masalah yang timbul, baik dari binatu sendiri, department lain maupun dari tamu-tamu kamar.

Jabatan           :    Assitant Laundry Manager

Tugas Pokok  : Membantu Laundry Manager untuk mengawasi, mengatur terselenggarannya pekerjaan di seksi binatu, menjaga standar mutu pelayanan, dan mengawasi kegiatan atau kedisiplinan kerja bawahan.

Rincian tugas  :

1.                  Mengawasi pelaksanaan pekerjaan dan hasil kerja bawahan serta memberikan petunjuk-petunjuk seperlunya.

2.                  Membuat work order

3.                  Memberikan bimbingan, pengarahaan, dan teguran kepada bawahan.

Jabatan                        : Laundry SPV

Tugas Pokok   : Mengawasi jalannya oprasional dan kelacaran kinerja mesin-mesin binatu di seksi binatu.

Rincian Tugas :

1.            Memberikan pengarahan kepada para bawahan.

2.            Mengadakan pengecekan pemeliharaan mesin-mesin binatu dan melaporkan setiap kerusakan yang terjadi di seksi tersebut.

3.            Mengawasi penggunaan laundry supplies dan laundry chemicals serta melaporkan kepada atasan apabila persediaan telah menipis.

4.            Memeriksa hasil pencucian.

Jabatan                        : Romboy/maid

Tugas pokok    : Bertanggung jawab atas kebersihan dan kelengkapan kamar tamu.

Rincian Tugas :

1.            Datang ke hotel tepat waktunya sesuai dengan jam masuk.

2.            Mencatat jam kedatangan pada time card stamping machine

3.            Hadir di area kerja 15 menit sebelumnya

4.            memeriksa kelengkapan kereta kerja, yang meliputi guest supplies, linen supplies dan cleaning material.

Jabatan                        : Houseman

Tugas Pokok   :  Bertanggung jawab atas kebersihan public area secara keseluruhan, yang meliputi kantor manajemen, corridor, lobby, restaurant, public toilet, dan lain-lain yang merupakan tanggung jawabnya.

Rincian tugas  :

1.            Mengenakan pakaian seragam atau uniform.

2.            Mencatat jam kedatangan pada time card stamping machine.

3.            Hadir di area kerja 15 menit sebelumnya.

4.            Selalu menjaga lobby area agar tetap bersih dan rapi.

Jabatan                        : Linen & Uniform Attendant

Tugas Pokok   : Bertanggung jawab atas penerimaan linen & uniform, baik kotor maupun yang bersih dari binatu, kelengkapan pengiriman linen bersih ke floor station, serta pelayanan kebutuhan linen dan unirom kepada department lain.

Rincian Tugas :

1.            Mencatat jenis dan jumlah linen dan uniform yang akan dicuci.

2.            Memisahkan jenis maupun bahan seragam atau uniform karyawan yang akan dicuci

3.            Mengirim linen dan seragam kotor ke laundry.

4.            Menerima, mengambil linen yang sudah bersih dari laundry.

5.            Mengatur seragam karyawan sesuai dengan jenis pakaiannya.